Informační memorandum k účinnosti GDPR

Společnost Adjutor Consulting s.r.o. IČ: 28174372 se sídlem: Dobronická 1257, Kunratice, 148 00 Praha 4 si Vás dovoluje informovat o tom, jak v souvislosti s nabízením, sjednáváním a správou pojistných produktů a služeb zpracováváme Vaše osobní údaje.

Smyslem memoranda je Vám poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, k jakým účelům je využíváme, komu je můžeme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Ochranu osobních údajů považujeme za nedílnou součást svých závazků, a proto ji věnujeme náležitou pozornost.

Informace o zpracování osobních údajů

Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů je Adjutor Consulting s.r.o., IČ: 28174372, se sídlem Dobronická 1257, Kunratice, 148 00 Praha 4, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 130617. Subjektem údajů je každá fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Účely zpracování a právní základ pro zpracování

 Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Jde o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli zprostředkovat pojistný produkt nebo službu.

• plnění právní povinnosti
• plnění smlouvy a oprávněného zájmu

 Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Jde o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že Vám nebudeme schopni zajistit některé produkty a služby.

• zpracování zvláštních kategorií osobních údajů
• péče o klienty
• nabízení produktů a služeb

Rozsah zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro provozování pojišťovací činnosti.

Zpracováváme následující osobní údaje

• identifikační údaje – zahrnují údaje, kterými jsou především jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ;
• kontaktní údaje-kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové, faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje;
• údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy – jedná se o údaje nutné především k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• údaje vznikající plněním závazků ze smluv, uvedené v pojistné smlouvě v závislosti na pojistném produktu či službě zpracováváme údaje obsažené v pojistné smlouvě, údaje nutné ke správě pojistné smlouvy.
• údaje pro ocenění rizika při vstupu do pojištění,
• údaje pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti pojištění,
• údaje o zdravotním stavu a genetické údaje,
• údaje o využívání služeb.

 Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje klienta jsou zpracovány automatizovaně i manuálně a mohou být zpřístupněny vlastním zaměstnancům, zpracovatelům nebo třetím stranám, s nimiž má zprostředkovatel uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů a které zabezpečují činnosti a služby tvořící součást služeb poskytovaných zprostředkovatelem, osobám podle souhlasu klienta a osobám oprávněným na základě právních předpisů.

Kdo osobní údaje zpracovává

Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci Adjutor Consulting s.r.o., zprostředkovatelé Adjutor Consulting s.r.o.  a v potřebném rozsahu také třetí osoby zejména poskytovatelé informačních systémů a technické infrastruktury. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje klientů zpracovává Adjutor Consulting s.r.o. pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme.

V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané po dobu:

• v případě uzavření pojistné smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje evidované po dobu deseti let od ukončení pojistné smlouvy; dochází-li v této souvislosti k předávání osobních údajů třetím osobám, určují dobu zpracování třetí osoby v souladu s platnou právní úpravou;
• nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu pěti let;
• péče o klienty zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let.

 Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům, zprostředkovatelům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých možných bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů:

• pojišťovny, které jsou oprávněny provozovat pojišťovací činnost na území České republiky a se kterými má společnost Adjutor Consulting s.r.o. uzavřenu smlouvu o zprostředkování pojištění;
• příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;
• dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy a u kterých poskytnutí údajů ukládá zákon;
• se souhlasem i jiným osobám za účelem šíření informací, nabízení produktů a služeb;
• právnické osoby, které jsou oprávněny poskytovat na území České republiky finanční služby (leasingové, úvěrové společnosti).

 Vaše práva při zpracování osobních údajů

 Právo na přístup

Pokud nás požádáte o informaci týkající se zpracování Vašich osobních údajů, poskytneme Vám bez zbytečného odkladu veškeré informace o tom, jaké údaje o Vás zpracováváme. Za poskytnutí takové informace máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů vynaložených na poskytnutí této informace.

 Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

 Právo na vymazání údajů

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• pominul účel zpracování osobních údajů. Jinak řečeno, osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovány;
• odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány a zároveň neexistuje žádný další právní titul pro další zpracování osobních údajů;
• máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a při posuzování této námitky je zjištěno, že Vaše zájmy a práva převažují nad zájmem správce zpracovávat tyto osobní údaje. V případě, že vznesete námitku proti zpracování svých osobních údajů za účelem přímého marketingu, žádné posouzení neprobíhá a jsme povinni taková data dle Nařízení rovnou vymazat;
• vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
• pokud jiný právní předpis EU nebo členského státu stanoví povinnost vymazat osobní údaje subjektu, správce tak musí učinit. Existují také ale v rámci Nařízení určité výjimky, kdy jako správce osobních údajů subjektu, data vymazat nesmíme. Mezi tyto výjimky patří:
• na společnost Adjutor Consulting s.r.o. jako správce osobních údajů dopadá právní povinnost EU nebo členského státu, která nám smazaní osobních údajů zakazuje;
• zpracování osobních údajů je nutné z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

 Právo na omezení zpracování

Toto právo znamená, že máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že zjistíte nebo se domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávána v rozporu s platnou legislativou nebo by zpracování mohlo ohrozit Vaše práva a svobody. Případy, kdy k tomuto může docházet jsou:

• právo na opravu – popíráte správnost svých osobních údajů. Po dobu, kdy budeme ověřovat přesnost a správnost Vašich osobních údajů, máte právo, požádat o omezení použití těchto nepřesných dat;
• zpracování osobních údajů je protiprávní, ale nepožadujete jejich výmaz, ale pouze požaduje omezení zpracování těchto dat;
• Adjutor Consulting s.r.o. osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování (a měl by je tak smazat), ale Vy požadujete z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků;
• podáte námitku proti zpracování. Po dobu, kdy bude ověřováno, zda převažují zájmy správce či Vás, je nutné omezit zpracování těchto dat.

 Právo vznést námitku

Máte v určitých případech také právo podat námitku proti zpracování svých osobních údajů. Jedná se především o takové situace, ve kterých nemáte možnost ovlivnit to, že Vaše osobní údaje budou zpracovány a nejedná se o plnění právní povinnosti nebo životně důležitý zájem (v těchto dvou případech toto právo uplatnit nelze). Případy pro vznesení námitky proti zpracování osobních údajů jsou tyto:

• zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu správce nebo veřejného zájmu v rámci výkonu veřejné moci;
• zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu nebo takzvaného profilování na základě oprávněného zájmu;
• zpracování osobních údajů za účelem historického či vědeckého výzkumu nebo statistiky.

 Právo na přenositelnost

Máte právo získat od správce své osobní údaje, které jste nám poskytli. Dále má právo na to, aby na základě Vaší žádosti jsme předali Vaše osobní údaje přímo jinému správci (je-li to technicky proveditelné). Údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

 Právo na stížnost

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů se můžete obracet na naši společnost:

Emailem: pojisteni77@gmail.com

Písemně na adresu: Adjutor Consulting s.r.o., Dobronická 1257, Kunratice, 148 00 Praha 4

 Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz)

 Adjutor Consulting s.r.o. jako zpracovatel osobních údajů

V určitých případech nakládá Adjutor Consulting s.r.o. s Vašimi osobními údaji též z pověření jiné osoby (jiného správce). Jde na příklad o pojišťovny, které jsou oprávněny provozovat pojišťovací činnost na území České republiky a s kterými má společnost Adjutor Consulting s.r.o. uzavřenu smlouvu o zprostředkování pojištění, právnické osoby, které jsou oprávněny poskytovat na území České republiky finanční služby (leasingové, úvěrové společnosti). Pro bližší informace je vždy nutné kontaktovat konkrétního správce osobních údajů, není-li poskytnutím informací v konkrétním případě pověřena naše společnost.

 Základní pojmy:

automatizované zpracování:

• ukládání informací na nosiče dat;
• provádění logických nebo aritmetických operací s těmito daty, zejména jejich změna, výmaz, vyhledávání nebo rozšiřování uskutečňované zcela nebo zčásti pomocí automatizovaných postupů;
• provádění archivace informací jejich uložením na archivační paměťová média a v případě potřeby obnovení informací z archivních médií;

DPIA posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (anglicky Data Protection Impact Assessment) (jak je tento pojem definován v Předpisech na ochranu osobních údajů).

DPO pověřenec pro ochranu osobních údajů (anglicky Data Protection Officer) (jak je tento pojem definován v Předpisech na ochranu osobních údajů).

ICT informační a telekomunikační technologie.

manuálním zpracováním jakékoliv zpracování s výjimkou zpracování automatizovaného (např. listinná podoba, kartotéky, spisy).

osobní údaj-jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

osobní údaj zvláštní kategorie-osobní údaj vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení

nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či

o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

profilování jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

příjemce osobních údajů každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny. Za příjemce se nepovažuje subjekt, který zpracovává osobní údaje pro potřeby výkonu kontroly, dozoru, dohledu a regulace spojených s výkonem veřejné moci; v případech veřejného pořádku a vnitřní bezpečnosti; předcházení, vyhledávání, odhalování trestné činnosti a stíhání trestných činů; významného hospodářského a finančního zájmu České republiky nebo Evropské unie.

souhlas subjektu údajů jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

správce osobních údajů fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování.

ÚOOÚ znamená Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, Praha 7, webové stránky www.uoou.cz.

zpracováním osobních údajů jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci

automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití,

zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

zpracovatel osobních údajů fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Odkazy na jednotné číslo rovněž zahrnují číslo množné a naopak.

Toto informační memorandum nabývá platnosti 25.05.2018